PENGENALAN JENIS SURAT YANG SESUAI DENGAN PENGANALISAAN KELOMPOK SURAT

A.     BERDASARKAN SIFAT SURAT

               Berdasar kan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis, yaitu :

1.    Surat  Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang bersifat kekeluargaan surat – surat yang berisi tentang masalah keluarga, baik tentang kesehatan , keuangan , keluarga dan sebagainya.

Contoh              :

-            Surat persahabatan

-            Surat perkenalan dan sebagainya

-            Surat dari orang tua kepada anaknya

2.    Surat Dinas Pribadi / Surat Setengah Resmi

Surat – surat yang dikirimkan dari seseorang / pribadi kepada instansi – instansi, perusahaan – perusahaan, ataupun jawatan – jawatan.

Contoh            :        

-         Surat lamaran pekerjaan

-         Surat permohonan tidak masuk kerja , dsb

3.     Surat Dinas Swasta

Surat – surat yang dibuat oleh instansi swasta, yang didkimkan untuk para karyawan / reasinya / langganannya atau instansi – instansi yang terkait.

Contoh            :

-         Surat undangan rapat

-         Suat pertemuan

-         Surat rapat tahunan dan sebagainya

4.    Surat Niaga

Surat – surat yang berisi soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan pada para langgannya.

Contoh           :

-         Surat perkenalan barag

-         Surat penawaran barang

-         Surat pesanan barang dan sebagainya

5.    Surat Dins Pemerintah

Surat – surat yang berisi masalah masalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintah .

Contoh                    :

-         Surat keputusan

-         Surat intruksi

B.     BERDASARKAN WUJUD SURAT

    Penggolongan surat berdasarkan wujudnya ada tujuh jenis yaitu :

1.    Surat Yang Menggunakan Kartu Pos

Adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel / instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya sesuai dengan ketentuan.

Kartu pos biasanya dibuat dengan memakai karton yang berukuran 15 cm X 10 cm. kartu pos memiliki 2 bagian.

a.     Bagian depan / muka untuk menulis nama / alamat pengirim serta penerima.

b.     Bagian belakang untuk menulis berita yang akan disampaikan

Kepentingan – kepentingan mengunaka kartu pos :

a.     Mengirimkan berita yang disingkat

b.     Untuk berita yang tidak mengandung rahasia

c.      Dikirimkan dengann masalah yang santai

d.     Bukan untuk keperluan dinas atau resmi

e.      Bukan dikirim untuk orang tua, atau umurnya lebih tua dari pengirim.

2.    Warkat Pos

Sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambing dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang diberi izin.

Surat dengan warkat pos memiliki tujuan :

a.     Untuk surat bersifat keluarga

b.     Isi beritayang panjang panjang

c.      Yang bersifat rahasia keluarga

d.     Bukan untuk keperluan dinad / resmi

3.    Surat Bersampul

Surat surat yang isinya /  beritanya ditulis pada kertas lain , kemudian surat – surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul / amplop, yang gunanya :

a.     Untuk surat – surat yang isinya panjang, sebab dapat ditulis dalam beberapa lembar / halaman.

b.     Untuk surat yang isinya dirahasiakan

c.      Untuk surat resmi , dinas / biasa.

d.     Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan

e.      Untuk menjaga sopan santun

4.    Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat yang isinya dapat dibaca oleh umum. Biasanya surat surat demikian berisi :

a.     Kritikan terhadap suatu keadaan/ kejadian yang tidakn menyenangkan.

b.     Saran dan pendapat serta gagasan untuk suatu hal yang tidak pantas.

c.      Keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan

d.     Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu yang lebih baik

Surat tertutup adalah surat – surat yan g dikirimkan kepada alamat tertentu yang isinya tidak boleh diketahui orang lain.

5.    Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi yang berupa surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern. Pada umumnya memo digunakan pada atasan kepada bawahannya yang diketik atau tulisan tangan, yang digunakan untuk pemberitahuan, permintaan informasi, member petunjuk dan informasi.

Nota adalah alat komunikasi kedinasan antar pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkunag sendiri tapi bersifat resmi. Guna nota :

a.     Untuk meminta penjelasan

b.     Untuk memberikan keputusan

c.      Untuk peninkatan supaya isinya dapatperhatian sepenuhnya.

6.    Telegram

Suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan beriaberita melalui radio atau pesawat telegrap mengenai sesuatu al yang perlu untuk segera diproses dengan cepat. Ada dua macam cara penyampaian telegram :

a.     Telegram yang pengirimannya memalui Perum Telekomunikasi

b.     Surat Telegram / surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram tapi pengirimannya dilakukan oleh kurir.

7.    Surat Biasa

Surat yang isinyan tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan, khitan, pertemuan siswa dan sebagainya

C.   BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA

1.    Surat Sangat Rahasia

Adalah surat surat yang biasanya digunakan untuk surat yang berhubngan dengan keamanan Negara, dokumen Negara, sehingga bila hilang bias membahayakan Negara .

Contoh                 :

-         Surat yang berhubungan dengan stratgi perang

-         Surat yang berhubungan dengan batas Negara

-         Surat yang berhubungan dengan alat perangdan sebagainya

Dengan demikian ,penyampaiannya pun juga haru hati – hati, sampul yang digunakan harus tiga sampul dan caranya :

a.     Surat/ dokumen telah dimasukkan kedalam sampul pertama diberi tanda sangat rahasiia, kemudian diberi rak

b.     Kemudian sampul yang berisi dokumen ini dimasukkan ke dalam sampul yang kedua dan diberi lagi tanda rahadia dan dilak.

c.      Sampul kedua yang berisi dokumen , dimasukkan lagi ke sampul ketiga, namun sampul ini tidak boleh diberi tanda sangat rahasia, sehingga bisa menimbulkan kecurigaan pihak umum, dan hanya ditanai surat biasa serta tidak boleh dilak.

2.    Surat Rahasia

Adalah surat yang sisinya harus dirahasiakan / tidak boleh diketahui oleh orang lain, karna bila jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan perusahaan.

Contoh                 :

-         Surat /dokumen mengenai resep produksi

-         Dokumen / surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan sebagainya.

Cara penyampaiannya dengan menggunakan dua amplop / sampul, yaitu :

a.     Surat / dokumen dimasukan ke dalam sampul pertama kemudian diberi tanda rahasia dan kemudian dilak.

b.     Sampul yang berisi dokumen dimasukkan lagi ke dalam sampul kedua jangan diberi tanda rahasia, jangan dilak, cukup dilem surat saja.

3.    Surat Konfidensial

Surat yang termasuk surat rahasia juga, karna isinya tidak boleh diketahui orang lain, cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan , karna jika jatuh kepada orang yang tidak bersangkutan, akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya : surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

D.  SURAT BERDASARKA PROSES PENYELESAIANNYA

Digolongkan kedalam tiga jenis surat yaitu :

1.    Surat Sangat Segera / Kilat

Surat yang harus dikirimkan dengan segera atau kilat adalah surat yang harus segera ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama, karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karna penerima harus segera menanggapi dan menyelesaikannya.

Contoh            :

-         Surat berita musibah

-         Surat panggilan

-         Surat perintah dan sebagainya

2.    Surat Segera

Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak penerima.

Contoh            :

-         Surat pengumuman

-         Surat penawaran

-         Surat pesanan dan sebagainya

3.    Surat Biasa

Surat surat yang tidak perlu tergesa gesa untuk penyelesaiaannya karena tidak perlu mendapat tangapan yang secepatnya dari penerima.

Contoh            :

-         Surat ucapan selamat baik hari raya, ulang tahun dan sebagainya.

E. JENIS SURAT BERDASARKAN DINAS POS

Surat urat yang dikirimkan melalui kartu pos dan dikenakan biaya sesuai dengan  peraturan dinas pos dan dikenakan biaya sesuai dengan peraturan dinas pos. digolongkan menjadi :

1.    Surat Biasa

Surat yang menurut penggolongan dinas pos, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya / sifatnya biasa/ tidak begitu penting, karna pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan semikian surat ini penyampaiannya pada penerima  / tujuan waktunya tidak dipastikan, tetap biaya yang dikenakan dinas/ prangkonya cukup murah.

Contoh            :

-         Surat ucapan selamat hari raya

-         Surat persahabatan, perkenalan dan sebagainya

2.    Surat Kilat

Adalah surat yag secepatnya ditangani suupaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karna itu surat kilat cara penyampaiannya pun , ongkos pengirimannya / prangkonya lebihn mahal darim biasanya.

Contoh            :

-         Surat promosi dan perkenalan barang

-         Surat penawaran barang

-         Surat pesanan barang

-         Surat pengumuman dan sebagainya

3.    Surat Kilat Khusus

Adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dah harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnnya dari penerima. Dengan demikian kantor sangat mengutamakan sekali carapengirimannya waktu penyampaian pada penerima sudah dapaat dipastikan. Sedangkan soala biaya dan ongkos atau perangko kilat khusus ini mahal karena memperhitungkan hal – hal berikut :

a.     Ongkos disesuaikan dengan jarakm anara tempat pengiriman dengan penerima.

b.     Diperhatikan berat urat / dan kertas tersebut

c.      Pihak dinas pos sangat betanggung jawab terhadap penyampaian surat tersebut.

Contoh       :

-         Sura berita musibah

-         Surat panggilan

-         Surat yngb bersifat rahasia dan sebagainya

Biasanya dikirim denga kilat khusus

4.    Surat Tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehungga harus segera itangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima surat inipun hamper sama dengan kilat khusus. Cara penyampaiannya leh dinas pos sangat diutamakan. Ongkosnya atau prangkonya mahal karena ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

a.     Perangko disesuaikan dengan jarak antara pengirim dan penerima

b.     Surat tersebut ditimbang dulu

c.      Nama dan alamat pengirim serta jenis surat dicatat oleh dinas pos.

d.     Setelah sampai ditempat penerimaan, penerima harus menandatangani tanda terima surat.

Contoh       :

-         Surat sangat rahasia

-         Surat rahasia

-         Surat pengiriman barang, faktur

-         Surat tagihan dan sebagainya.